Comment créer une to do list efficace en 3 étapes ?
Votre to do list tient plus du parchemin que de la liste organisée de tâches à réaliser ? Vous en avez marre ?
C'est clair, une to do list est un excellent support pour se vider la tête et assurer dans la gestion du quotidien. Le problème, c’est qu’elle devient vite interminable et elle se remplit souvent plus vite qu’elle ne se vide. Et si ensemble nous lui redonnions toute son utilité et un bon coup de peps ?
Dans cet article, je vous guide vers 3 étapes pour construire une liste todo efficace, un outil d’organisation facile et utile, un gestionnaire de tâches pratique qui vous soutient chaque jour et limite votre charge mentale.
Et parce que votre façon de gérer la liste to-do révèle beaucoup de choses de vous, découvrez aussi les schémas qui se jouent derrière cet outil, sans oublier mes meilleures astuces pour que votre to do list rime avec productivité, équilibre et légèreté.
Quels schémas se cachent derrière votre to do list ?
La todo list devrait être un outil simple et efficace. Une checklist des tâches à accomplir. Quand elle se remplit trop et qu’elle cause un stress élevé, cela cache des schémas répétitifs.
À quoi ressemblent-ils et comment viennent-ils influencer votre liste des tâches et votre planning ? Regardons d’un peu plus près !
Le perfectionnisme
Le perfectionnisme nous pousse à en faire beaucoup (trop). Un million de choses en tête en permanence et il faut en faire plus, mieux, sans cesse.
Vie personnelle, vie professionnelle et familiale, couple... tout doit être parfait. Et cerise sur le gâteau, avec un niveau d’exigence grandissant au fur et à mesure que le temps passe.
La to do list d’une perfectionniste n’est pas une liste todo transverse réaliste pour une journée de 24 heures. Il s'agit plutôt d'une to do list par pan de vie, une énumération décorrélée de ce qui est faisable dans la journée d’un humain.
Si elle dure dans le temps, ce type de liste de tâches amène un manque de plaisir et mène à l’épuisement.
Travailler sur votre niveau d’exigence est nécessaire pour sortir de ce schéma terriblement nocif.
Vouloir plaire aux autres
Votre to do list se remplit plus qu’elle ne se vide ? Et si c'était la faute au driver "Fais plaisir" ?
Avez-vous tendance à faire passer les autres avant vous, à rendre des services aux autres plutôt que de dépiler vos propres tâches à faire ? Vous faites peut-être partie des People-Pleaser.
Si c’est votre cas, le problème du People Pleasing est qu'il est contre-productif : il vous empêche d’accomplir vos propres objectifs et il perturbe la gestion de vos activités.
Qui va se retrouver seule face à une montagne de choses à faire après avoir aidé tout son entourage ? C'est pourtant bien VOUS !
Pour sortir de ce schéma, il serait sage d’arrêter de jouer au sauveur et de prioriser la réalisation de ce qui est bien pour vous.
Faites de vous votre priorité, ensuite seulement vous apporterez votre aide aux autres, même si c'est contre-intuitif pour vous.
Les injonctions des autres
À mi-chemin des deux phénomènes précédents, on trouve l’impact que les injonctions des autres ont sur votre list todo.
Et si elle était influencée par des injonctions qui n’ont pas forcément de sens pour vous ?
Vous recevez tous les jours, même inconsciemment, des diktats de la société, des conseils des magazines, des super conseils de votre entourage et des demandes pour le bon plaisir des autres. Ont-ils vraiment un sens pour vous ? Qu'en est-il de vos besoins profonds ?
Si vous sentez que vous n’y croyez pas vraiment, que cela n’a pas de lien avec vos valeurs ou encore que cela ne correspond pas à votre fonctionnement, évacuez ces choses à faire de votre to do list.
N'allez pas tout supprimer pour autant !
Veillez à garder :
les éléments qui vous font du bien dans votre quotidien ;
les changements que vous avez envie d’essayer ;
les gestes d’amour pour vos proches (avec mesure).
Vous avez du mal à identifier les tâches issues d’injonctions ? Cet e-book vous guidera pour vous en libérer.
Comment optimiser sa productivité avec une to do list ?
Dans une to do list, on ne met pas tout ce qui nous vient à l'esprit, non, non, non !
C’est un outil puissant pour vidanger votre charge mentale et gérer votre temps, mais pour cela il faut un peu de méthode malgré tout.
Pour éviter que la liste todo ne se transforme en parchemin, il est essentiel de trier les tâches, leur attribuer un ordre de priorité, les placer dans le bon outil et planifier leur réalisation au bon moment !
La différence entre la to do list et l’agenda
Les tâches inscrites à la to do list doivent pouvoir se glisser n’importe quand dès que vous avez quelques minutes devant vous.
C’est ce qu’on appelle le temps liquide.
Voici une règle simple à retenir :
Si l’action dure plus de 10 minutes (temps de préparation inclus), sa place est dans votre agenda.
Dans votre agenda, pensez à :
bloquer un créneau suffisamment grand pour traiter les tâches ;
regrouper les tâches par type pour limiter la surcharge cognitive ;
respecter les créneaux bloqués sauf si une urgence s’impose.
Pour les choses qui nécessitent de bloquer un créneau plus tard, vous pouvez conserver une liste todo spécifique “À planifier”, à part de celle du quotidien.
Une to do list répartie dans le temps
Eh oui, la to do list aussi ça se répartit dans le temps !
Pas étonnant que vous preniez peur en voyant votre liste de choses à faire si celle-ci comprend aussi bien des tâches à faire immédiatement que dans 3 mois !
Le cerveau analyse ce qu’il voit comme “je dois tout faire tout de suite !”. Conséquences pour vous : boule au ventre, angoisse, montée de panique... Et l'énumération devient une montagne impossible à gravir.
Pour que votre to do list ne soit pas une source de démotivation, il y a quelques astuces à prendre en compte, comme :
organiser les tâches par priorité, selon leur degré d’urgence : des choses peuvent certainement attendre, d'autres demandent plus de temps que celui disponible dans votre planning ;
ne pas inscrire plus de 3 tâches par jour : mieux vaut en faire moins que rien du tout ;
utiliser une application mobile gratuite to do list du type Tasks de Google ou Liste de tâches de Splend Apps pour répartir vos tâches dans le temps et bénéficier des rappels sur votre téléphone.
Quelles sont les caractéristiques d'une bonne to do list ?
L’équilibre des responsabilités
La charge mentale est une problématique typiquement féminine qui vient influencer la taille de votre to do list. Et si vous aviez votre part de responsabilité dans tout ça ?
Vous vous rappelez les fameux schémas dont je parlais en début d’article ?
Ils se concrétisent dans votre quotidien en voulant penser à tout à la place de tout le monde. Ou en étant tellement exigeante que personne n’a envie de mettre la main à la pâte.
Alors je vous invite à vous poser ces questions :
Pourquoi serait-ce à vous seule de porter la responsabilité de toutes ces tâches ? Avez-vous bien réparti les tâches dans la maison ?
Ne souhaitez-vous pas responsabiliser vos enfants, votre conjoint plutôt que de râler parce que tout le travail vous incombe, tout le temps ?
Quel impact votre niveau d’exigence a sur le fait de prendre toutes les tâches sur vous ? Craignez-vous qu'elles soient moins bien réalisées par les autres ?
Une répartition équilibrée des tâches
Les tirades du type “Tu verras quand tu seras grand et que tu habiteras seul !” ou “Je ne suis pas ta mère !” vous parlent ? C’est certainement que les tâches ne sont pas équilibrées dans votre maison.
Malheureusement, toutes ces petites phrases polluent la communication alors qu’il suffirait d’exprimer votre besoin d’aide et de déléguer.
Cela nécessite de changer un peu votre mode de fonctionnement, de favoriser le travail en équipe en adoptant une nouvelle posture :
Demandez gentiment en expliquant comment vous vous sentez ;
Apprenez à votre entourage à faire à votre place ;
Identifiez les super-pouvoirs de votre entourage ;
Gardez les tâches que vous aimez faire ;
Remerciez, félicitez pour leur donner envie de vous aider plus souvent !
Ce type de changement demande un peu de temps mais il transforme réellement le quotidien.
Une to do list motivante
Après tous ces conseils, vous regardez toujours votre to do list sans appétence ni motivation ?
Quand la liste todo n’est qu’une série de choses que l’on n’a pas envie de faire, ça ne donne clairement pas envie de s'y atteler !
De même, si vous gardez la tâche que vous n’avez pas envie de faire sur votre to do list, il y a de grandes chances qu’elle soit reportée au lendemain !
Pour vous mettre en action facilement, voici deux astuces anti-procrastination :
Mixez des tâches neutres ou qui vous plaisent et celles qui vous déplaisent.
Les tâches neutres ou les activités qui vous plaisent permettent de passer à l'action et de vous récompenser après avoir fait les tâches moins attrayantes.
Ajoutez des tâches stimulantes, même si c’est juste pour le plaisir de rayer la tâche.
Cela générera de la dopamine et vous donnera envie de continuer. Go productivité !
🌞
Votre to do list ne doit pas être une source de stress mais une véritable alliée pour alléger votre charge mentale et booster votre organisation.
En sortant des schémas répétitifs qui influencent votre manière de gérer vos tâches, en répartissant les responsabilités et en structurant vos priorités, vous transformerez cet outil en un levier puissant pour plus d’équilibre et de productivité.
Une liste de tâches bien pensée est une liste motivante, réaliste et adaptée à votre quotidien. Ajustez-la à votre rythme, intégrez des moments de plaisir et apprenez à déléguer pour en tirer le meilleur parti.
Et si vous n’arrivez pas à appliquer ces conseils, je suis à votre disposition pour faire le point sur votre situation lors d’une séance Sunshine (offerte).